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拒绝开会到深夜小鱼易连云视频会议系统让“年终总结会”更高效

2019年12月31日 17:11:05 | 作者:佚名 | 来源: | 查看本文手机版

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小鱼易连

年底了,大多数企业员工都在紧锣密鼓的准备着年底总结及明年规划,随之而来的就是堆积如山的工作量,不管是管理决策层,还是战斗在一线的工作人员,都避免不了开一场又一场会议集思广益找到应对方法,每个人不停穿梭在各个会议中,通宵达旦加班、开会已成为常态,大量的精力、人力、物力投入真的对公司、业务发展有实质性作用么,可能要打个问号。

究其背后的原因,可能是没有使用有效的开会方法及高效的工具。高效的开会方法通常包括明确会议主题、强调责任人、准确的时间节奏、谈方案而非问题、及时复盘与调整。传统低效的开会方式很难满足现在企业对效率的要求,云视频会议系统作为互联网时代的产物,能高效、便捷的解决网络环境下各种沟通痛点。有效的方法配合高效的工具能最大化企业开会效率。

明确会议主题

所谓会议主题,就是希望通过这次会议达到的目的,目标设置不宜太空泛,最好直接摆明关键需求点,而且一次会议最好不要讨论多项主题,议题数最多不要超过2个。做好准备后提前1-2天发给全部与会人员,用云视频会议系统预约会议功能快速设置好时间、议题后便捷发起邀请,与会者能将会议添加到日程中,保证各方按时参加。

强调责任人

一般情况下会议主持人由组织者或协调者兼任,这种做法并不妥当,主持人一定得是本次会议要解决问题的直接负责人,他会结果导向的把控会议进程。明确责任人后还需放权,任何人都必须全力配合主持人要求。云视频会议系统拥有丰富的会控功能,全体静音、会议锁定、发言排序等全部支持,会议主持人使用主持会议功能即可便捷把控会议全局。

准确的时间节奏

准确的时间节奏是高效率开会的基础,会议开始前一定要做好时间规划,包括开始与结束、发言者顺序及时长、全员达成共识的节点、提出有效执行方案的时间等各个时间点,并将总规划同步给所有参与者。云视频会议的好处是不管参会者在哪,用手机、电脑、会议终端等在网络环境下都能进行高清视频会议,全球领先的编解码技术保证即使在弱网环境下也能让用户享受沉浸式开会体验。

谈方案而非问题

开会不是目的,解决问题才有意义。开会过程中常会出现迷失目的性的情况。所以在会议开始前,主持人应发起互动白板,在最明显位置写下提示语,提醒每位参与者围绕解决问题的方法发言,而非阐述出现的问题。系统还支持投屏共享图片、第三方软件等,将EXCEL、PPT、思维导图等共享给所有人,方便所有人缕清思路,达到高效开会的目的。

及时复盘与调整

只经过一次讨论和思考得出的结论难免有不完善的地方,经得起推敲的解决方案离不开重复的复盘、补充和调整。完美融入了人工智能、语音识别等先进技术的云视频会议系统可以根据录播视频自动生成文字版会议纪要,将录播视频与会议纪要打包共享给全部与会人员,重新复盘得出的初版方案,经过复盘和补充调整后的方案漏洞更少,讨论输出成最终版执行即可。

遵照以上5条技巧配合小鱼易连云视频会议系统便捷沟通协作的特性做到高效开会不费吹灰之力。小鱼易连是云视频会议行业的“先行者”和“引领者”,强大的技术研发能力是小鱼易连能遥遥领先的前提,以云视频会议为基础针对企业应用场景开发的视频会议、远程招聘、智能培训、视频客服、沟通会商等应用被逐渐普及。未来,小鱼易连将引领互联网时代的办公场景升级,彻底解决开会效率低的痛点。

[责任编辑:袁媛 yuan_yuan@shuilihua.cn]

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